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集团公司会议会务服务工作流程及执行筹备标准

浏览:240 发表时间:2020-03-17 13:32:28

会务工作水平的高低,直接影响会议的质量和效果。因此要想做好会议服务,应抓好以下三个方面工作:

一、会前筹备工作

会议有效的重点是计划性要好,计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分,直接关系到会议的成功与否。据统计,会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说,高质量的会前筹备工作,是会议质量的保证,是会议成功的前提。因此,必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定会议计划,组建会务班子,准备会议材料,安排会议后勤保障和布置会场。


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(一)拟定会议计划

拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议计划通常是由决策层。这些都确定好之后即可发出会议通知,通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。

(二)组建会务班子

组建会务班子是会前筹备的第二步。有些会议的规模相对较大,持续时间也较长,因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作。筹备委员会是一个对会议负有某些责任的团队,通常由主办单位的成员构成。在筹备委员会下再建立子工作组,一般可设秘书组、组织组、后勤保障组、宣传报道组、安全保卫组等,各组确定人员,明确分工,层层负责,并定期碰头交流工作进展。


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(三)准备会议资料

会前筹备的第三步是准备会议资料及同相关的会议策划公司。会议资料包括领导资料(会上学习的或要宣读的文件材料、领导讲话稿、主持词等)、来宾资料(会议指南、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、出席证、列席证、请柬、通讯录、房卡和餐券等)、会务资料(接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、小组召集人名单、讨论地点等)和沟通资料(会议参考文件、会议宣传资料、会议简报、各种记录、注意事项、各种会议协议合同以及其他相关资料)。有的会议还要编印交流发言材料汇编,印发领导讲话稿等。

(四)安排会议后勤保障

凡是连续召开几天,并且有外地同志参加的会议,就要热情做好会议生活的安排工作。要根据出席会议的名额,提前编定住宿分配方案,等人员一到立即安置。在住房安排上,对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾。会议期间的安保、出行、饮食要有专人负责,并事先做好安排。

(五)布置会场

会场是会议的重要场所,要根据会议的性质与规模把它布置好,营造出相应的气氛。会议会务活动策划在布置会场时,主要应注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属设施。由于会议的类型,规模等都不尽相同,工作程序也会有一定差别,但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。

二、会中服务工作

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1、签到与引导 签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在组织签到的同时,会务人员要做好入场引导工作,以方便与会人员入场,同时缩短入场时间。此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐。同时,会场内可播放轻音乐,营造轻松愉快的会场氛围。

 

2、组织会议进行 维持好会场秩序,会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机或调到振动状态,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。在会议进行时,会务人员要按照会议议程做好服务工作,注意安排会议发言,做好会议记录,编制会议简报,起草、修改会议有关决议文件以及做好新闻报道等。这其中主要是一些服务和保障性工作,该工作要求会务人员要了解会议内容,熟悉会议流程,领悟会议精神,关键是要做到细致入微,有条不紊。

 

3、搞好后勤保障 会中的后勤保障除了吃、住、行要善始善终外,会场上还要保证茶水供应,要照顾好老弱病残,要准备必要的纸张、铅笔、墨水等,以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。根据需要有些会议还要准备会议纪念品。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的其他合理要求也应尽可能给予满足。

 

会中阶段,会务人员除了主要进行各种服务工作外,还要接受会中反馈信息,及时处理各种突发状况。会议会务活动策划要求会务人员必须具备良好的政治素质、较强的应变能力和高度的责任心。此阶段的有关工作同样实行明确分工、层层负责制。要确定各小组乃至每个人的任务,标明完成时间,在每天会议结束后集中,核对各项工作的完成情况,交流会中出现的新情况,以便对第二天的会议进行适当调整。

 

三、会后总结工作


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会议日程的主要内容进行完毕后,标志着会议基本结束。但会务工作并不意味着就此结束,而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。会议有效性的20%是会后落实。该阶段的工作任务仍很繁重,需认真地完成,做到有始有终会议会务活动策划会后总结工作主要包括送别会议代表,会场的善后工作,整理会议文件以及会务总结反馈。

 

1、送别会议代表与会场善后

 

与会人员的车票或机票已事先订好,会务人员此时需要做的就是安排好送站车辆,确保与会人员安全到达车站或机场。之后,要做好会场善后,它包括及时清理会场,带回剩余材料、席卡等;清退客房和会议用房;归还借用的物品;结算帐目并向财务部门报销等。

 

2、整理会议文件

 

整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件,会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后,就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管,不要保留在个人手中。

 

3、会务总结反馈


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会后总结工作的重点是会务总结反馈。上述工作都完成后,要对本次会议工作进行一次认真的总结,肯定成绩,分析不足,表扬有功人员,向支持会议工作的有关部门表示感谢,布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作。通过会议工作总结,积累会议工作经验,提高会务人员综合能力,培养互相配合,协同合作的良好作风。

 现代社会是一个充满变革的社会,会议作为一种社会现象,也处在不断变革与发展之中。要想开好会,会务工作起着至关重要的作用。成功的会务安排,会使会议开得圆满成功。反之,则会使会议达不到预定的效果。因此,会务工作的相关理论和技巧,是所有会议组织者必须掌握的一门科学。



武汉哈米文化传播有限公司

武汉哈米文化传播有限公司成立于2012年,公司主要从事各类生日宴会、商业会务、商务庆典、节目演出等。公司集策划、设计、物料、布展、执行于一体,为企业会务及私人宴会提供活动策划及落地执行服务,是专业的活动策划公司、会务公司、公关公司,公司竭诚为客户提供一站式便捷庆典礼仪服务,后服务于武汉宜家家居、中国泰康人寿、银泰百货、中建三局、中建钢构等集团客户,并先后成为各类客户指定合作伙伴。

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