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会场和会议服务及座位多种排列方式,囊括完了!

浏览:141 发表时间:2020-03-18 16:01:01

会场即举行国际会议的场所,从狭义上讲,仅指会议厅室。但从广义上讲,它还应包括会议厅室外的办公和活动区域。会场安排得当与否对会议的顺利进行关系极大。


武汉会务会议策划


1、 会场的选择

不同的国际会议对于会场的选择标准不同。一般地讲,策划者会认真考虑以下的因素:

(一)要有充分的面积。会议厅室面积大小应根据与会人数确定。需要多少个厅室应按会议规模安排。对其他活动场所的要求也可视情况而定。但有一条总的原则,会场面积要充分。如果一个供考虑的会议地点面积过小,根本摆不开,恐怕它就不在考虑之列。例如,要举行一个2OO人的研讨会,某旅馆其他条件都不错,但最大的厅室仅能容纳100人,这个旅馆便不存在被选中的可能。但话也得说回来,如必须在空旷和偏窄之间作选择,许多会议组织者宁可选择后者。因为空旷会给人冷清的感觉,而偏窄则显得较为热闹。当然,过于拥挤,无立锥之地,也不可以接受。

(二)活动场所应相互靠近。会议厅室是国际会议的主要场所,但办公及其他活动场所也不可或缺。如办公及其他活动场所都较远,会造成工作的极大不便。各个活动场所需相互靠近,是便于与会者的出席、服务工作的提供和安全保卫的实施。住所可稍离会议厅室,但秘书处办公室、小会议室、休息室、咖啡厅,以及打字复印、电讯、急救等服务部门,应尽量靠近会议厅室。如不能在同一层,也应在同一幢楼里。

(三)要有适当的现代化设备。某些旅馆的多功能大厅或学校的校园、机关的会议厅等都可用作国际会议的会议室,但不一定都具备国际会议所需的音响、同声传译和传真设备。如设备问题不能满意解决,国际会议恐怕也要易地举行。临时添购或租用是解决的途径,但势必增加费用,技术上也不一定有保证。国际会议组织者都倾向于选择能提供现成设备的场所。


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会场和会议服务及座位多种排列方式,囊括完了!

(四)要有合格的会场工作人员。每个国际会议都需要一定数量的会场工作人员,包括文书、翻译、接待、文印、管理等人员。这些人员应熟悉国际会议的程序,也要懂得外文。如果被选择的会议地点能提供足够数量的合格人员,它就有更大的被选中的可能。外语是个重要工具。如果语言不通,工作人员就难以同外国与会者交流,服务的效率就受很大影响。国际会议对直接在会议厅室内现场服务的官员要求颇高,有时国际机构也乐于在借用的基础上提供此类人员,但大量的一般性服务人员仍需由会议所在国提供。抽调有一定条件的人员进行突击培训,虽解燃眉之急,但长久之计还是要培养一批能召之即来的工作骨干。

(五)会场附近应有配套的生活服务设施。除参加会议外,与会者还有生活需要。因此,就应有生活服务,包括饮食、住宿、交通、银行、邮电、商店等。最好这些设施也靠近会议场所,价格合理,而且应多样化,以供选择。在经济不发达的国家里,服务及供应比较紧缺,不少人不理解多样化的重要性。如果在会场附近不只有一个旅馆,而是有两三个等级和价格不同的旅馆,而旅馆里不仅有中餐,还可供应西餐,旅馆外还有许多风味小吃店,这样的条件当然受欢迎。


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(六)有承办或接待国际会议经验。有无经验大相径庭。有经验,办起事来驾轻就熟,更受青睐。在改革开放中,大家都乐于把尚无经验的单位推到前面去经风雨,但在买方市场中,国际会议组织者却往往从自己的方便出发去考虑或选择,这就要求有关单位要善于学习。同时也应注意,为争取承办机会,要价不能太高,并且要形成和发展自己的特色。一锤子买卖的经营者是短视者,既损害国家声誉,又断送自己前程。

2、会议厅室

会议厅室是国际会议最主要的活动场所,应对它提出较严格的要求。确定会议厅室的首要考虑是面积大小要恰当,它取决于:

(一)与会代表人数。10O人与2OO人所需面积显然不同,不能凑合。但这仅指经常出席会议的人数。开幕式和闭幕式往往另邀许多嘉宾,须另作安排。

(二)座位的安排。加座位排得紧,所需面积便小,但国际会议的座位一般不宜排得过紧。人员进出频繁(如需磋商、请示、联系等)是国际会议的特点之一。因此,必须为与会代表出入留出足够的通道。再者,是否为会议代表摆桌,也关系甚大。所谓摆桌,就是提供一个可以伏案书写和阅读的地方。如果摆桌,面积便约需扩大一倍。如面积有限,可仅为正式代表摆桌,也可限定每个代表团头排(摆桌)座位的数额。

(三)额外坐席。除代表外,某些会议还允许观察员、记者出席并为他们指定专席。此外,国际会议通常还设有一定数额的旁听席,以供其他人员使用。确定会议厅室面积也应考虑这些因素。

(四)工作人员。应为会议现场直接服务的秘书人员安排适当的桌椅和设备。有时,会场没有固定的同声传译设备,还需在会场内另建临时的工作室。

以上是确定会议厅室面积大小的基本因素。但每一个会议厅室的面积大小并非是绝对不变的。在有条件的地方,面积大小可用灵活方式加以变更。

一种情况是,设法将面积加以延伸或扩大。所谓延伸就是在附近另辟一个次会场,用电视机或扩音器把主会场的实况转播过去。所谓扩大就是把可以启闭的活动隔墙打开,使邻室或过道成为会场的一个部分。这两种办法简单易行,效果也不错。

另一种情况是,面积过大时设法把厅室缩小。当然,如果有活动隔墙,问题就较简单,把隔墙拉上就是了。即使在没有活动隔墙的地方,也可以用拉布幕的办法使厅室的后半部同会议厅室的使用部分隔开。被隔出的部分可用作休息室或其他用途。有时也可用灭灯的办法使不需用的部分保持黑暗,以突出厅室中的被使用部分。拉幕也好,灭灯也好,都是为了予会议参加者一种空间的紧凑感,以便更好地集中注意力。

不论变大变小,都是一种不得已的做法,其效果不如找到一个大小适当的场所。

3、附设场所及设施

除主会场外,国际会议常需要一些配套的附设场所。它们包括:

(一)次会场。这是指大会进行期间并行召开的其他委员会所需的会场。这种次会场所需面积略小,其他要求则与主会场雷同。

(二)小会议室。会议期间,主席团、委员会、秘书处等都需碰头讨论问题。这种会议一般人数不多,不可能也不宜占用会场,因而需要另准备可容纳1O人至20人的小会议室。所需间数及大小视会议规模而定。

(三)休息室。开会前后或会议过程中,会议代表需略事休息。这种临时性的休息处可安排在会议厅室外的沙发上,也可另辟休息室。如会议规模较大、层次较高,单独的休息室更是必要。这种休息室也可兼作贵宾室或代表工作室。

(四)办公室。会议秘书处有许多部门和工作人员,应当视情况为他们分别准备办公室。秘书长等主要领导人应有单独的办公室。如果有常务会议主席也应为其另辟办公室。这些领导人的办公室可兼作会客室。如能准备套间,内室办公,外室会客,更为理想。

除会议室及办公室外,还应当考虑安排必要的辅助设施,包括:

为会议现场直接服务的打字、分发文件、翻译、资料、贮藏、复印、中心录音设施;

为代表个人服务的国际通讯设施及商业性的秘书、传真、复印设施;

为新闻媒介服务的新闻发布,记者工作单间和广播电视工作室;

供工作人员使用的休息室。

为代表及工作人员提供必要的工作场所是东道国的义务。例如,为1995年3月联合国社会发展世界首脑会议的召开,丹麦政府即耗巨资改建了一个会议中心。建成后包括一个可容纳200O人的会议大厅,一个可容纳1000人的会议厅,2OO多套为各国首脑准备的办公室,一个可供300多名记者同时工作的大厅和近百套新闻工作间。

这些附设场所及设施也应当尽量邻近主会场,以便工作联系和节约往返时间。附设场所和服务设施邻近主会场的必要性,往往在会议的后期表现得更为突出。会议靠近尾声时,时间紧,活动频繁,许多人要马不停蹄地工作,应当为会议代表及工作人员提供最便捷的条件。

4、内外布置

每个会议场所都应根据国际会议的特殊要求进行内外布置。这种布置不仅是为了增加会议场所的美观和气派,更是为了体现会议的性质和主题,以及与会者的代表性和层次。

(一)会名和会徽。会议厅室正面墙上应悬挂布板或木板(横幅),上印(贴)会议名称、会议日期及地点。布板或木板一般为深色,印字为白色,形成鲜明的反差,起醒目作用。会期及地点字体可略小,应居会议名称之后或之下。如会名等使用两种文字,两种文字可分别居上下或左右,以上方和右方为尊。有会徽的会议可在显著地位印(贴)会徽或所属国际机构的徽记。

(二)旗帜。如系正式会议,应悬挂东道国和与会国的国旗及主办国际机构的旗帜。如旗帜较多,可采用旗杆竖悬方式。国旗的尺寸应一致。次序按国名第一个英文字母顺序自右向左(面朝观众)排列。东道国国旗和国际机构旗帜可置中间或两侧。会议厅室的楼外也应悬挂有关旗帜。如旗杆挂列成环形,应将东道国和国际机构的旗帜置于显著地位,也可悬挂尺寸略大的旗帜以示区别。

(三)名牌。这里指的是国家、机构、职务名称及个人姓名的标示牌。设置名牌的目的是:

1.显示某与会者所代表的国家或机构,

2.显示他(她)在会议中所担任的职务,

3.显示以个人身份与会者的姓名,以便其他代表、会议主持人及会议工作人员清楚地加以识别。

名牌一般用硬纸板或塑料制成,白底黑字,用正楷体大写字母印(写),应便于在桌上站立,并要有一定硬度以便代表举起,要求临时发言。名牌的大小长短应相同以求整齐划一。它上面的文字应保证绝对正确无误,不能把国名、机构名、人名写错,井力求简短易读。为此,有必要使用一些人所共知的简写,特别是国际机构的名称,如FAO(世界粮农组织)、UNESCO(联合国教科文组织)、ICRC(红十字国际委员会)等。个人姓名要写全名,一般不加职称。会议中担任职务的人员,如主席、副主席、报告员、秘书长等,其名牌只写职务不写姓名。临时出席会议的政府领导人,一般也只写职务,不写姓名。

名牌的置放,应视会议进行过程中人员变动的情况随时更改。开幕式和正式会议主席台上的名牌很可能是两个样。主席团选出后,有些代表担任了新职务,名牌就要添加。换牌的任务应指定专人负责,避免发生差错。

(四)主席台。主席台多设于会议厅室正前方。正式的会议,主席台往往是一个高出地面的平台,左右两侧各有台阶,可供人员上下,标准高度约为40厘米。有时,会议利用现成的场地,例如,戏院、礼堂、体育场馆等。那时,主席台就不能不迁就现场的状况。一般地讲,主席台的平台不宜过高,离会众的距离也不宜过远。这主要是为了便于台上台下的沟通。对于以宣讲为主要形式的国际会议,沟通的要求不高,即使高台也能适用。但如果是讨论及审议性的会议,沟通甚为重要而频繁,对主席台的要求也高。

主席台上应有供会议主持人及其助手使用的长桌。长桌摆多少个座位,视上主席台的人数而定。除典礼性的活动外,台上人数不宜过多,一般为执行主席、秘书长、会议秘书等人。通过会议报告时,还应添加报告员及介绍报告内容的负责人的座位。

5、排座

国际会议与会代表及其他人员的座位有多种排列方式。选择哪种方式须视会议的内容、场地条件和参加人数而定。一般地讲,代表们都希望自己的座位能面对主席台,而且要居前、居中。但这些要求由于种种原因不能都得到满足。多种排列方式的出现,即是为了最大程度地适应会议的客观条件和满足代表的要求。以下就几种主要的排列方式做些介绍:

(一)课室式

课室式的排列更适用于举行典礼式或宣讲式的活动。它的长处是:可以增加会议的严肃气氛并把代表的注意力吸引到主席台。它还可以最大限度地利用场地空间。场地小而人数多的会议多采用此方式。短处是:它有前后排之分,难以排座,而且前排往往挡住后排的视线,会议主席也不易看清后排代表的国名、人名标示牌。

(二)马蹄式或“U”字式

这种形式在国际会议中使用较多。有些国际机构的会议厅室的固定座位即以马蹄式排列。它的长处是:每个代表都面向主席台,彼此互不遮挡。缺点是:马蹄形两厢代表同主席台成直角,会议主持人往往看不清代表的名牌。如“U”字形两厢长度较长,则尤为突出。代表要求临时发言时,往往需举起名牌。有的国际会议把代表的名牌斜放,这样便于主席识别,但其他代表观看不便,且名牌要多占代表桌面的空间,也容易滑动,出现排列不整齐现象。

(三)圆桌式

这种排列方式,国际会议也使用较多。1992年的联合国环境与发展大会,与会人数达80O0人,都环桌而坐。有的国际会议厅室如联合国安理会的座位也固定成圆桌式。圆桌式的最大长处是代表及会议主持人的座位成环形,不分主次,可免去席位上下尊卑之争。相传“圆桌”方式是6世纪英国国王亚瑟为平息他的骑士们为席位高低主次的争执而设计的。国际上通常说的“圆桌会议”就是指代表环桌而坐,没有礼宾顺序上的高低贵贱,因而更好地体现平等协商的原则,也常有非正式协商之意。有时圆桌式也可形成椭圆形,呈两个半圆形,或由互不连接的小桌摆成圆环。为充分利用空间,有的圆环开有出人口,会议工作人员可坐在摆于圆心的长桌旁工作。

(四)天桥式

这种排列方式实际上是马蹄式的变种。不过它呈横宽形,因而更适用于宽形的会议厅室。在天桥式里,主席可与代表们共桌而坐。所有代表都可从不同角度面向主席。

(五)“T”字式

“T”字式排列法有天桥式的优点,较适合于长狭形的厅室。部分代表的座位侧向主席。

(六)正反“L”式

这一排列式是由两个正反的“L”形桌了对摆而成的。它的长处是:全部代表分两桌相向而坐,可以更充分利用会议厅室的面积,而且两桌断开,便于行走。短处是:代表侧向会议主持人。

(七)群落式

这种排列方式较不正式,主席只能随遇而坐。更适合于分组讨论或社交活动。应当指出,以上各种基本排列方式,并非固定的模式,它们可随需要而变更。特别应当提及,七个图案只是标出了会议主持人及主要代表的席位。代表助手、观察员、记者、旁听者、工作人员的座位均未列入。如何安排这些“后座”和“边座”,还应在基本排列方式的基础上加以设计。

6、装置与设备

同其他会议一样,国际会议的厅室也应有一套现代化的装置和设备,包括灯光、空调、音响、投影等。这些都是不言而喻的。在这里要讨论的是国际会议的特殊要求:

一、同声传译设备。除非会前商定使用某种共同的工作语言,国际会议通常都须有翻译。同声传译就是将会场上的发言(称为原声)同步译成其他几种语言,由代表通过耳机选听。同声传译省却了会场上的翻译,可使会议时间减半。

同声传译使用专用设备,并非每个可用作会场的厅室均备有。因此,能否提供同声传译是判定一个旅馆、机关、学校有否承办国际会议能力的一个重要标准。

同声传译设备有两种。一种是永久性的,例如一些国际会议中心或国际机构的会议厅室都装有此种设施。另一种是临时性的,即需要时临时安装,使用后可卸除的装置。不管是永久性的,还是临时性的,都需有同声传译译员工作小间、代表使用的话筒及接收传译的耳机。这些统由一个控制系统联结起来,由技术人员操作。

同声传译工作小间是个比较复杂的问题。这种小间应当是封闭式的,以免翻译人员工作时声音相互干扰或干扰会场。但临时设置的小间往往封闭情况不佳。有的国际会议甚至不设小间,而是让翻译人员在会议厅室内的一边工作。这样就造成重大的声音干扰。一种语言应有一个工作小间。如会场中允许同时使用英、法、俄、中四种语言,即应有四个工作小间。工作小间还应使翻译能通过玻璃窗看到全场的活动,以便针对现场配合工作。

耳机是常令人烦恼的另一个问题。如同声传译是固定的设施,耳机有电线直接连到控制系统,声音清晰,效果较好。如是临时装置,便只能用以电池为动力的无线耳机。使用这种耳机,为了防止丢失,会议管理人员常要求代表履行“借”、“还”手续,比较费事,而且音量和音质往往较差,即使使用进口机子也不能例外。

二、扩音系统。国际会议中,回复、对话、辩论时有发生,因而代表使用扩音系统的机会较多,对电器的数量和质量也要求较高。扩音系统也有两种情况:一种是固定装置,另一种是移动装置。固定装置一般在两个席位间即装有一个。代表使用时只需把话筒朝自己的方向稍扭转一下即可。移动装置却是临时措施,一排座位只有一二个话筒,代表使用时需把话筒移到自己跟前,多少要费些时间,而且常有电线互相缠结和绊脚之苦。

多数台式扩音话筒使用前都有开启的问题,即按动电钮,待亮灯后再讲话。这是为了避免全场数以十计的话筒都处于工作状态。台式话筒需于用毕后关闭,而恰好这一点容易被忽视。务请注意关闭话筒。要不然,你的窃窃私语就可能成为大众的传闻,或者进了秘书处的录音磁带。发言者常有不对准话筒说话的习惯,以致影响原音的扩音效果及同声传译的工作,因此,在国际会议上“对准话筒说话”便成了熟语。

除台式话筒外,有些国际研讨会也使用立式话筒。这种话筒多数置于听众席上,便于听众向讲演人、评论员提问或表示自己的观点。

三、电子计票装置。为节省计票时间和保证计票的准确性,自60年代中期以来,联合国系统开始使用电子计票装置。代表投票表决时,只需在自己的座位上按动分别表示“赞成”、“反对”、“弃权”的电钮,大厅屏幕上便会显示投票者的投票态度和“赞成”、“反对”、“弃权”的累计数字。此种装置不适用于秘密投票。

7、会议的现场服务

国际会议开会时,会场必须有一些从事现场服务的工作人员,通常被称为“会议官员”(conferenceofficers)。这些人员要通晓外语,熟悉国际会议的程序,一般都经过培训。他(她)们似乎做的都是一些具体服务工作,但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。国际机构的常设秘书处还设有专门负责会议服务(conferenceservice)的部门,对会议官员有一整套严格的要求。

会议服务的业务包罗万象,这里仅举其要者:

一、会议开始前,负责与会人员的注册登记,包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等;

二、每次会议开始前,在进门处检查与会人员证件;会议开始后,将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室,将会议厅室的大门关上;

三、迎接嘉宾,引导代表等至指定席位;

四、记录会议的进行过程及代表的发言内容;

五、对要求发言的代表进行登记,及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。注意记录下代表的姓名,所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求。有的代表要求靠前安排发言时间,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求。

六、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代表发言期间分发,如稿件未到,可在主持人发言小结时分发,或在下次会议开始前分发。为保证记录的准确性,如代表系临时发言且有手稿,可在其发言后向其暂借,复制后随即退还;

七、随时准备提供必要的会议文件及有关资料,供讨论时参阅;

八、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、(主持人用)木槌、投影设备等是否均已符合要求;

九、接听紧急电话并通知所要求的通话人。会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声。秘书接话应轻声。其他人员应在会议厅室外的分机接话,以免干扰会场。

十、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。

综上所述,会议官员负有广泛的任务,是会议顺利进行的重要保证,应当派遣训练有素,工作热情、细致的人员担任。会议官员间应有明确分工,由负责人统一调度指挥。他们都应在服务工作中保持不偏不倚的中立立场,不对争论的任何一方表示好恶。


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